AML/KYC

Инструкция 

ООО «Солиграунд»

по определению процедуры и порядка  осуществления внутреннего контроля

с целью предотвращения легализации незаконных  доходов и финансирования терроризма

1. Общие принципы

Настоящая инструкция разработана на основании закона Грузии «О содействии пресечению легализации незаконных доходов»,  закона  Грузии «О платежной системе и платежных услугах», приказа начальника Службы  финансового мониторинга Грузии от 11 марта 2015 года №12 и прочих нормативных актов.

Использованные в инструкции термины имеют те же значения, что и в вышеперечисленных актах.

Цели инструкции определяются подпунктом 3, статьи 4 приказа начальника Службы финансового мониторинга Грузии от 11 марта 2015 года №12.

2. Сфера деятельности компании и основные направления  внутреннего контроля

Компания является провайдером платежных услуг, зарегистрированной Национальным банком Грузии в соответствии с законодательством Грузии. С целью предотвращения фактов  легализации незаконных  доходов и финансирования терроризма, компания осуществляет внутренний контроль, основными направлениями которого является:

  • идентификация клиента (его представителя и поверенного, также третьего лица, если операция осуществляется (заключается сделка) в пользу третьих лиц);
  • проведение предусмотренных законодательством мероприятий в отношении политически активных лиц;
  • осуществление постоянного мониторинга деловых отношений с клиентом;
  • анализ  полученной в результате идентификации информации и выявление подлежащих мониторингу операций;
  • документированное фиксирование, систематизация и хранение информации;
  • предоставление Службе финансового мониторинга  информации о подлежащих мониторингу операциях в виде соответствующей формы отчетности.
  • выполнение указания Службы финансового мониторинга о прекращении исполнения сделки, определение соответствующего порядка и процедур.

В компании лицом, осуществляющим мониторинг является начальник AML департамента, который обеспечивает  управление процессами в соответствии с  нормативными актами и требованиями законодательства. Он обязан изучать соответствие компании, оценивать риски и предоставлять директору соответствующие статусы. Согласно настоящей политике начальник  AML департамента осуществляет процесс идентификации, верификации клиентов компании и мониторинг осуществленных клиентами компании операций.

3. Основания и общие принципы борьбы с легализацией незаконных доходов и финансированием терроризма.

            Компания применяет установленные законодательством Грузии меры идентификации/верификации, путем установления их объема и исходя из риска, который определяется по типу пользователя, деловым отношениям, операциям. Компания должна иметь  возможность принимать адекватные меры безопасности предполагаемого риска.

            Исходя из запланированных/выполненных клиентом операций/сделок, необходимо осуществлять идентификацию согласно действующим нормативным актам соответствующего уровня. В случае необходимости, до момента идентификации, прекратить деловые отношения,  не начинать деловых отношений, также в полном объеме или частично прекратить возможность осуществления платежей. Если в ходе идентификации и/или проверки, относительно предоставленных  пользователем данных возникнут сомнения, компания принимает меры безопасности. Компания принимает меры безопасности  в ситуациях, которые по своему характеру могут представлять риск  легализации незаконных доходов и финансирования терроризма.

            В деловых отношениях или операциях с клиентами, в том числе и политически активными лицами,  компания обеспечивает  применение соответствующих процедур, исходя из рисков, с целью идентификации/верификации клиента, для установления того является или нет лицо политически активным; Обязательным является получение подтверждения руководителя компании на установление или продолжение деловых отношений с политически активными лицами; Компания осуществляет постоянный и усиленный мониторинг деловых отношений. 

            Компания осуществляет мониторинг таких операций и сделок, цена которых или сумма совокупности операций (сделок), выполненных с целью его членения,   превышает 30 000 лари  или их эквивалент в другой валюте. Мониторингу подлежит  операция попытки оплаты вышеуказанной суммы или любая операция (сделка), если существует предположение, что использованные при осуществлении операции суммы связаны или могут быть использованы для осуществления терроризма, террористических актов или террористами. В случае существования такого риска, компания применяет предусмотренные нормативными актами  процедуры идентификации и верификации. Для выявления сомнительных и расчлененных операций (сделок) компания создает электронную базу (систему).  

Для  борьбы с  легализацией незаконных доходов и финансированием терроризма, а также  пресечения прочих определенных законом нарушений, компания использует следующие основания:

  • Подход «узнай своего клиента» (KYC) – идентификация пользователей, в том числе  компаний (провайдеров),  находящихся в деловых отношениях  с компанией и сбор  информации о них в соответствии с законодательством Грузии.  
  • Основанный на риске подход — оценка, мониторинг и контроль компанией уровней риска  своих клиентов и других находящихся  с ними в деловых отношениях компаний.

4. Система AML/CFT  компании и внутренний контроль

Разработанная компанией внутренняя AML/CFT система состоит из следующих ступеней:

  • Идентификация клиентов компанией-получение, сбор, систематизация и обратотка информации о клиентах;
  • Определение и производство компанией процессов  осуществления мониторинга, систематизация, хранение и соблюдение конфиденциальности информации;
  • Изучение репутации и компетенции кандидатов в процессе набора сотрудников компании. Проведение сотрудникам компании соответствующих информативно-учебных тренингов о  действующем законодательстве и лучших практиках мира.

За соблюдение указанных ступеней и правильное функционирование компанией системы AML/CFT несут ответственность менеджмент компании, AML департамент и каждый сотрудник компании. Сотрудники компании в рамках своей компетенции обязаны содействовать и предоставлять менеджменту и AML департаменту любую необходимую информацию, связанную с  легализацией незаконного дохода и/или финансированием терроризма. 

5. «Узнай своего клиента/партнера»  (KYC)

KYC (Know Your Client) процесс в компании представялет собой процесс  изучения клиента, который подразумевает  его идентификацию, верификацию и  периодическое обновление  идентификационных  данных/информации/документов в соответствии с действующим законодательством.

     KYC процессы осуществляются на любом этапе деловых отношений с клиентами. Процесс обучения состоит из следующих этапов:

  • Первичная идентификация (сбор идентификационных документов/информации и создание соответствующей системной записи в базе данных);
  • Анализ и  проверка (верификация) предоставленных клиентами информации/документов с использованием надежных источников;
  • Периодическое обновление идентификационных данных/документов;
  • Анализ  заключенных (подлежащих заключению) с клиентами сделок и операций, осуществленных с их помощью или в их пользу  и применение  мер особой осторожности (Transactions Due Diligence — TDD);

6. Процесс идентификации клиентов

В том случае, если:

  • сумма операции местных и/или международных денежных переводов превышает  1 500 лари (или их эквивалент в другой валюте);
  • сумма операции превышает 3  000   лари  (или их эквивалент в другой валюте);
  • операция (сделка) является сомнительной в соответствии с действующим законодательством;
  • возникло сомнение о точности или соответствии  существующих идентификационных данных клиента;

Необходимо осуществить идентификацию клиента. Идентификация осуществляется  с соблюдением действующего законодательства и настоящей инструкции, на основании официальных документов, а проверка его личности – на основании  информации (документов), добытых из независимого источника.

В том случае, если сомнение вызывает точность существующих о клиенте идентификационных данных/документов или они не  соответствуют, не являются достоверными, необходимо произвести обновление идентификационных данных/документов из-за их устаревания или прочее, необходимо произвести повторную идентификацию клиента, проверку его личности и добыть идентификационные документы.

Компания вправе потребовать от клиента любую разумную информацию и/или документы, которые считаются необходимыми для лучшего изучения клиента, его деятельности, или конкретной сделки или операций, осуществленных с его участием или в его пользу.  

В случае долгих деловых отношений, идентификационные данные клиента подлежат периодическому обновлению  по уровню риска (принципы расчета которого приведены в приложении к инструкции).

Требования идентификации также распространяются на юридических лиц, которые находятся  в деловых отношениях с компанией- провайдерами, в том числе провайдерами-посредниками и т.д.

AML департамент анализирует полученные документы и информацию, оценивает соответствие полученных документов/информации требованиям, определенным законом и настоящей инструкцией, в случае необходимости добывает дополнительную информацию из надежных независимых источников, присваивает клиенту уровень риска в порядке, предусмотренном настоящей инструкцией.

Идентификационная информация/документация клиента хранится в виде оригинала, а если это возможно-в виде копий. В случае сохранения  копии идентификационного документа, копия должна быть заверена нотариусом или уполномоченным сотрудником компании. Вместе с тем указанная информация/документация хранится в материальной или электронной форме в течение 6 лет со дня прекращения деловых отношений с клиентом, если Национальный банк Грузии или другой компетентный орган не потребует хранить ее в течение более долгого срока.   В случае существования предусмотренных законодательством Грузии сроков, идентификационная информация/документация немедленно предоставляется соответствующим органам.

Для того, чтоб AML департамент правильно производил процессы мониторинга, он создает реестр (базу) клиентов, в которой ведет учет идентификационных данных клиентов, даты установления с ними отношений и другой, связанной с процессом мониторинга важной информации. Департамент обязан с разумной периодичностью обновлять базу, чтоб иметь возможность следить за новейшей информацией  о клиентах.

 7. Порядок идентификации физического лица

Компания при идентификации физического лица устанавливает следующие данные:

  • имя и фамилия;
  • гражданство;
  • дата рождения;
  • место жительства;
  • Номер удостоверения личности (паспорта) и личный номер гражданина согласно удостоверению личности (паспорту);

Если физическое лицо зарегистрировано как индивидуальный предприниматель – соответствующая дата, номер регистрации, регистрирующий орган, идентификационный налогоплательщика.

Документы, необходимые для идентификации:

а) если физическое лицо является гражданином Грузии – удостоверение личности или паспорт или другой официальный документ, приравненный к нему согласно действующему законодательству Грузии, содержащий соответствующие данные, а если физическое лицо зарегистрировано как индивидуальный предприниматель – также и  документ, подтверждающий его регистрацию;

б)  если физическое лицо является гражданином иностранного государства –   удостоверение личности или паспорт, выданный соответствующим органом соответствующей страны;

Политически активные лица

При идентификации гражданина иностранного государства компания запрашивает у потребителя дополнительную информацию, чтоб установить, не принадлежит ли клиент к кругу политически активных лиц. Если будет установлено, что пользователь компании является политически активным лицом, начальник департамента  AML:

— берет от директора компании разрешение на продолжение деловых отношений с указанным лицом;

— принимает разумные меры для установления происхождения денежных средств и имущества этого лица.

AML департамент через 12 месяцев после идентификации каждого клиента-гражданина иностранного государства   компании с помощью публичных источников проверяет, не стал ли указанный пользователь политически активным лицом. В случае установления такой информации, начальник AML департамента осуществляет вышеперечисленные мероприятия.

Компания осуществляет усиленный мониторинг деловых отношений политически активных лиц.

Исходя из того, что политически активные лица относятся  к категории клиентов, являющихся носителями   повышенного риска,  AML специалист обязан следить  за осуществлением такими клиентами транзакций и ежегодно обновлять их идентификационные данные.  

Порядок идентификации юридического лица

Юридическое лицо или другое организационное образование с целью идентификации  обязано предоставить компании соответствующую информацию о его учреждении. Вместе с тем обязано дополнительно предоставить  выданный соответствующим государственным органом соответствующей страны регистрации  документ, подтверждающий регистрацию. Предоставленные зарегистрированными в иностранном государстве юридическими лицами учредительные и прочие документы  должны быть легализованы или заверены апостилем.

При идентификации зарегистрированных в Грузии юридических лиц, начальник AML департамента может войти на веб-страницу Национального агентства публичного реестра и проверить выписку юридического лица в реестре предпринимателей и непредпринимательских (некоммерческих) юридических лиц. Если юридическое лицо является акционерным обществом, AML департамент может запросить выписку из реестра акций (независимого регистратора или собственного реестра) о владельцах акций акционерного общества.

В том случае, если юридическими лицами являются его уполномоченные лица, они должны предоставить  документ, подтверждающий их полномочия, а их идентификация должна производиться  в таком же порядке, который действует при идентификации физических лиц (на основании удостоверяющего личность документа).

При идентификации юридического лица необходимо зафиксировать  структуру владения и управления таким образом, чтоб компания смогла зафиксировать его управляющих и бенефициарных физических лиц. Согласно закону Грузии «О содействии пресечению легализации незаконных доходов» бенефициарным собственником считается физическое лицо, которое является конечным владельцем лица или контролирующим лицом и/или от имени которого осуществляется сделка /операция. Бенефициарный собственник предпринимательского юридического лица (также того предусмотренного законодательством Грузии организационного образования, которое является юридическим лицом) является конечным собственником его доли или 25 или больше процентов  акций с правом голоса  в прямой или косвенной форме, владельцем и/или контролирующим физическим лицом, которое по-другому осуществляет контроль за управлением предпринимательским юридическим лицом“. До начала деловых отношений необходимо, чтоб AML департамент установил бенефициарных собственников юридического лица и произвел их идентификацию.  

     В результате стандартной процедуры идентификации юридического лица,  необходимо установить следующие данные/информацию:

  • полное название;
  • предмет деятельности;
  • юридический адрес (в случае филиала или представительства), как его адрес, так и адрес головного офиса);
  • регистрирующий орган, дату и номер регистрации;
  • идентификационный номер налогоплательщика;
  • идентификационные данные  лиц, уполномоченных на руководство и представительство;
  • идентификационные данные того лица, которое представляет юридическое лицо в подлежащей мониторингу конкретной платежной операции (сделке).

Документы, необходимые для идентификации юридического лица:

  • в случае юридического лица-резидента  –  предусмотренный законодательством Грузии соответствующий акт о его учреждении или выписка из предпринимательского (другого соответствующего) реестра и документ, подтверждающий право на представительство лица;
  • в случае лица нерезидента – выданный органами соответствующей страны  документы, подтверждающие создание и регистрацию лица и документ, подтверждающий право на представительство лица.

Риск-категории и классификация клиентов

Международной практикой признано, что основанный на риске подход (Risk Based Approach) дает компании возможность лучше управлять риском  легализации незаконных доходов, финансирования терроризма и  улучшить процесс мониторинга. Соответственно, после идентификации клиента, AML  департамент присваивает каждому клиенту риск согласно определенным в настоящей инструкции критериям.  

Клиенту может быть присвоен один из рисков следующих категорий:

  • низкий риск
  • высокий риск

Следует отметить, что  первоначально присовенный уровень риска  может быть изменен  по поведению клиента, который определяется в процессе мониторинга.

В процессе присвоения риска физическим лицам, AML департамент  присваивает категорию высокого риска следующим лицам:

  • лицам, зарегистрированным в сомнительных или требующих внимания зонах;
  • политически активным лицам;
  • лицам, осуществляющим операции (сделки), подлежащие мониторингу, определенному в соответствии со статьей 3 приказа  начальника Службы финансового мониторинга от 11 марта 2015 года  №12.

Другие физические лица относятся к низкой категории риска.

В процессе присваивания риска юридическим лицам AML департамент  присваивает категорию высокого риска следующим лицам:

  • лицам, зарегистрированным в сомнительных или требующих внимания зонах;
  • лицам, среди учредителей/бенефициаров которых есть физические или юридические лица- резиденты сомнительных или требующих внимания зон;
  • лицам, среди учредителей/бенефициаров которых  есть политически активные лица;
  • лицам, которые осуществляют мониторинг операции (сделки), подлежащий мониторингу, определенному в соответствии со статьей 3 приказа  начальника Службы финансового мониторинга от 11 марта 2015 года  №12.

Прочие юридические лица относятся к категории низкого риска.

Процесс мониторинга

Согласно закону Грузии «О содействии пресечению легализации незаконных доходов» и  положению, утвержденному Службой финансового мониторинга Грузии, мониторингу компании  подлежат  операции/сделки  местных и международных платежей и/или  совокупность операций, выполненных с целью членения платежных операций, если существует одно или оба следующих условия:

  • Сумма совокупности операций, выполненных с целью операции/сделки или ее членения превышает 30 000 лари или их эквивалент в другой валюте;
  • Операция/сделка является сомнительной несмотря на размер суммы.

Кроме риска  легализации незаконных доходов, важно анализировать, что операция/сделка не была связана или использована для финансирования терроризма.  Мониторингу также подлежит  попытка  заключения или выполнения сделки и/или другое обстоятельство, которое может быть связано с легализацией незаконных доходов или финансированием терроризма. Особое внимание необходимо уделить  переводу денег в сомнительную зону и/или операциям перевода суммы из сомнительной зоны и/или необычным операциям.

Начальник AML департамента  обязан в предусмотренный законодательством срок предоставить информацию о подлежащих мониторингу операциях/сделках в Службу финансового мониторинга Грузии в форме соответствующей отчетности, которая заполняется на веб-странице СФМ и хранится в компании в течение 6 лет.  

В Службу финансового мониторинга Грузии должны быть отправлены соответствующие отчеты в следующие сроки:

Если сумма совокупности операций/сделок, осуществленных с целью операции/сделки или ее членения превышает 30 000 лари или их эквивалент в другой валюте- не позднее, чем в течение 5 рабочих дней  после ее выполнения или заключения сделки (или  после получения информации о существовании такой сделки, операций/обстоятельств);

Если операция/сделка или идентификационные данные считаются сомнительными – в день возникновения такого сомнения;

Если какой-нибудь участник операции/сделки внесен в список лиц, содействующих террористу или терроризму и/или может быть связан с ними и/или участвующие в нем  денежные средства,  могут быть связаны или использованы для терроризма, террористического акта или террористами или террористической организацией или лицами, финансирующими терроризм – в день получения  соответствующей информации. Вместе с тем, в этом последнем случае, Службе финансового мониторинга Грузии  должы предоставлены все имеющиеся на руках у провайдера  соответствующие материалы и документы.

Расчлененные операции

В том случае, если на кошелек одного пользователя в течение  24 часов однократно и/или в совокупности переведенные деньги суммарно составили  30,000 лари или их эквивалент в другой валюте, такие операции воспринимаются, как расчлененные опреации. При изучении расчлененных операций AML департамент производит оценку информации о лицах, совершивших переводы и целях перевода, также прочих обстоятельств, связанных с операциями.

В том случае, если факт членения будет зафиксирован другим подразделением компании, соответствующие сотрудники компании обязаны  сообщить об этом начальнику AML  департамента, который со своей стороны предоставляет информацию СФМ (путем отправления отчета).

Необычные операции

 Необычная операция/сделка -это сложная, необычно  большая операция/сделка и/или составляющие ее отдельные части, которые не имеют явного  экономического/коммерческого содержания  или явную законную цель и/или которая не соответствует обычной деятельности  лица, участвующего в операции/сделке.

Сомнительные операции

Сомнительной считается операция/сделка (несмотря на размер и вид ее суммы),  относительно которой существует обоснованное сомнение, что:

а)операция/сделка выполняется (выполнена) с целью легализации незаконных доходов;

б)операция выполняется (выполнена) или  сделка заключается (заключена) с целью финансирования терроризма;

в) предоставленные клиентом/партнером идентификационные документы липовые или сомнение вызывает достоверность предоставленных им данных;

г) какой-нибудь участник операции/сделки внесен в список лиц, содействующих террористу или терроризму и/или может быть связан с ними и/или участвующие в нем  денежные средства  могут быть связаны или использованы для терроризма, террористического акта или террористами или террористической организацией или лицами, финансирующими терроризм;

д) юридический или фактический адрес или место жительства какого-нибудь участника  операции/сделки находится в некооперированной (не сотрудничающей) зоне, или перевод суммы производится в такую зону или из такой зоны.  

Начальник AML департамента осуществляет детальный анализ сомнительных операций и присваивает операции/сделке статус сомнительной и в день возникновения такого сомнения отправляет отчет в СФМ. Вместе с тем данный факт отмечает в его реестре и вместе с руководством принимает решение  о присвоении соответствующему лицу  высокого риска и продлении/прекращении с ним  деловых отношений.

Финансирование терроризма

               Для того, чтоб компания минимизировала риск финансирования терроризма, она использует процессы того же мониторинга, которые описаны в методах борьбы с легализацией незаконных доходов.  Вместе с тем, с точки зрения борьбы с финансированием терроризма, специалист AML сравнивает список клиентов с официальным списком лиц, содействующих террористам или терроризму, опубликованному  на веб-страницах СФМ и ООН.

               В том случае, если в результате проверки данные совпали, компания не дает возможность клиенту  пользоваться кошельком и информацию о совпадениях специалист AML передает СФМ.

Порядок и процедура  выполнения указания Службы финансового мониторинга о приостановлении выполнения сделки

В случае возникновения  предположения о сомнительной сделке, в случае получения указания начальника Службы финансового мониторинга  о приоставновлении выполнения операции (сделки), несмотря на размер суммы сделки,  компания по взаимосоглашению со Службой финансового мониторинга составляет протокол по форме, определенной статьей 11приказа начальника Службы финансового мониторинга от 11 марта 2015 года   №12,  подтверждает СФМ получение указания и производит соответствующие мероприятия  для выполнения указаний.

В случае  отмены указания начальника Службы финансового мониторинга  о приостановлении исполнения сделки (операции), компания немедленно подтверждает СФМ получение сообщения.

Соответствующие письменные указания (в том числе и предоставленные в элетронной форме) компания хранит не менее, чем в течение 6 лет,  если соответствующий орган надзора не потребует хранить их сроком более, чем на 6 лет.  Хранению сроком на 6 лет подлежат следующие протоколы:

Начальник  AML департамента компании вправе принять/получить указание  начальника Службы финансового мониторинга  или его уполномоченного сотрудника о приостановлении исполнения сделки и сообщение об отмене  указания.  

Прочие требования

  1. Сотрудники компании обязаны хранить предоставленную пользователями конфиденциальную информацию
  2. 2.                  Любой, связанный с мониторингом  процесс является полностью конфиденциальным и ни один сотрудник компании не вправе  передать/предоставить указанную информацию  третьему лицу кроме предусмотренных законом случаев. AML департамент управляет указанным процессом независимо, однако вправе предоставить любую информацию только начальнику и директору  департамента. Невыполнение требования хранения конфиденциальности информации влечет за собой ответственность, предусмотренную статьей  202¹ Уголовного кодекса Грузии.
  3. Компания проводит политику конфиденциальности, которая была разработана и осуществлена  в соответствии с внутрениими регуляциями, также соответствует требованиям закона «О хранении персональных данных» .
  4. 4.                  Специалист AML обязан информировать сотрудников  о требованиях действующего законодательства и распространяющихся на компанию требованиях. Вместе с этим он обязан проводить тренинг соответствующих сотрудников компании и проводить консультации относительно соответствия законодательству компании и  по вопросам   AML/CFT .
  5. Сотрудники компании несут ответственность за выполнение  положений внутренней политики компании. Невыполнение повлечет за собой  ответственность в соответствии с действующим законодательством.
запись